صباحك تكنولوجيا

 

بقلم د/ حنان عبد القادر محمد

إدارة الأصول الرقمية قيمة جوهرية للمؤسسات

عَزِيزِي القَارئ تٌعد إدارة الأصول الرقمية Digital Asset Management – DAM أمرًا بالغ الأهمية في هذا العصر الرقمي، حتى أنها فى الواقع الحالى أصبحت الآن جزءًا رسميًا داخل المؤسسات، فمع نمو المزيد والمزيد من المؤسسات، والتوسع والرقمنة بشكل أكبر، تتضاعف أصولها الرقمية من مقاطع الفيديو والتسجيلات الصوتية والصور والوثائق والملفات الإبداعية. وليس هٌناك طَريقة أفضل لإدارة هذه الأصول الرقمية من استخدام نٌظم لإدارتها.

إدارة الأصول الرقمية نظام وتقنية تدور حول التحكم والمرونة وقابلية النقل والوصول والإبلاغ عن الأصول الرقمية بين المنظمات والعملاء والشركاء والموردين. فالأصول الرقمية هي ملفات لها قيمة جوهرية أو مكتسبة على مدى عمرها الافتراضي، وتهتم إدارة الأصول الرقمية بتقديم المحتوى المناسب للأشخاص المناسبين، على جميع الأجهزة، في الوقت الفعلي في الغالب، مع القدرة على تتبع وقياس مشاركة الأصول الرقمية عبر المؤسسة والوصول العالمي المحتمل لها، ويوفر نظام إدارة الأصول الرقمية مستودعًا آمنًا يٌسهِل إنشاء وإدارة وتنظيم وإنتاج وتوزيع ، وربما تحقيق الدخل من ملفات الوسائط المحددة كأصول رقمية.

ومن الناحية الفنية، يٌعد الأصل الرقمي أكثر من مٌجرد ملف وسائط. ولإدراك قِيمة ملف (أو مجموعة ملفات)، يلزمك الحصول على معلومات إضافية حول هذا الأصل. باختصار، أنت بحاجة إلى بيانات وصفية، وبالنسبة لمعظم أغراض إدارة الأصول الرقمية، يتم تعريف مادة العرض على أنها محتوى الوسائط بالإضافة إلى البيانات الوصفية الخاصة بها، فيمكن أن تكون هذه البيانات الوصفية بسيطة مثل الاسم أو المؤلف أو تاريخ إنشاء الملف أو مٌعقدة مثل الحٌقوق والٌرسوم المتٌعلقة باستخدام صورة أو تحويل الكلام المٌستخرج إلى نص مِن مقطع فيديو. ويٌصبح المحتوى مادة عرض قابلة للاستخدام فقط عندما يتم ربط البيانات الوصفية به، وتٌعد البيانات الوصفية ضرورية لإدارة الأصل الرقمي، حيث تٌوفر معلومات مفيدة حول المحتوى، هذه المعلومات تجعل المحتوى قابلاً للوصول إليه والبحث فيه، وتٌوفر السياق، وتٌحدد حقوق الاستخدام، وتعرض سجل استخدام أحد الأصول، وبمرور الوقت يٌمكن استخدامها لتحديد قيمة الأصل.

وإدارة اَلْأُصُول اَلرَّقْمِيَّة DAM هي إحدى فُرُوع إدارة المعرفة والتي تَهتم بِتطبيق نَهج مُنظَّم لإدارة الملفات في مكان يوجد فيه كَمِّيَّات هائلة من البيانات بِصفة عامة، حيث يُمْكِن أن يُؤَثِّر البحث بِشكل غَير فعال عن البيانات تأثيراً كبيراً على أداء العمل. وتَشتمِل إدارة اَلْأُصُول اَلرَّقْمِيَّة على إِنشاء وتصنيف وتَوفير مُحْتَوَى الوسائط اَلْمُتَعَدِّدَة، مِثل الفِيديو وملفات الصوت والصورة. كَما تَشتمِل الجوانب الرئيسية لحلول إدارة اَلْأُصُول الرقمية لأي مُورِّد على اَلْقُدْرَة على التعامل مع أشكال مُتَعَدِّدَة من محتوى الوسائط الغنيَّة بالبيانات.

وتتيح إدارة اَلْأُصُول اَلرَّقْمِيَّة تحميل جميع أصولك الرقمية من خلال مزيج من البرمجيات والأجهزة والخدمات المهنية التي توفر موقعاً مركزياً لتخزين الأصول الرقمية وتنظيمها وإدارتها ومشاركتها وتتبعها في مكان واحد ومن مصدر واحد. ويمكن الوصول إليه في أي وقت وفي أي مكان وعلى أي جهاز. يتم إجراء النسخ الاحتياطي والمزامنة بانتظام للتأكد من أن جميع ملفاتك آمنة ومحمية. بالإضافة إلى ذلك، يٌمكن للمستخدمين المسؤولين منح أو رفض الوصول إلى ملفات معينة من خلال أدوار محددة مع التحكم في الوصول. وتٌستخدم نظم إدارة اَلْأُصُول اَلرَّقْمِيَّة DAM أيضًا طرق لأرشفة الأصول الرقمية في الماضي وأتمتة وتبسيط المحتوى الحالي وسير العمل الإبداعي.

فَنُظُم إدارة الأصول الرقمية تُوَفِّر حلولاً شاملة لإدارة الأصول الرقمية تقوم بِمُعَالَجَة اَلْعَدِيد من الوظائف والمفاهيم مِثَال ذلك، استيعاب وإضافة الملفات والبيانات الوصفية في مُسْتَوْدَع مركزي، والحِفاظ على سلامة الملفات الرقمية وبياناتها الوصفية طُوال الدورة الحياتية للأصول بحيث يُمْكِن اَلسَّيْطَرَة عليها، ونسخها، وأغراض أخرى وفقاً لنِظام الأرشفة الإداري، إمكانات التعليق والتعاون أو تدوين الملاحظات حول الأصول لِتحديد وَمُرَاقَبَة استخداماتها وتعزيز استخدامها في أغراض أخرى وعلى نحو فعال، وتحويل الخطاب إلى نص، هذا بالإضافة إلى التنقيب داخل الوسائط المتعددة من خِلال وحدة الاستخراج الذكي، فهرسة وتصنيف الأصول بِطُرُق مُتَعَدِّدَة تَمَكُّن مِن السيطرة عليها وتَضمن سُهُولَة استرجاعها من قِبل المستخدمين.

ولإدارة اَلْأُصُول الرقمية لا بد مِن وُجُود بَرمجِيات لإدارتها وهي عِبارة عَن منصة لإدارة الأصول اَلرَّقْمِيَّة القائمة على الحَوسبة السحابية للمؤسسات، والتي تقوم بإدارة الأصول الرقمية بكفاءة، وتمكنك من البحث وتبادل وتوزيع جميع وسائل الإعلام الرقمية الخاصة بك من نظام مركزي واحد.

والآن عزيزي القارئ لعلك تتساءل كَيف تُسَاعِد نُظُم إدارة الأصول الرقمية المؤسسات في تَطْبِيق تحول رقمي ناجح، والإجابة أن ذلك يَتِم عن طريق أربع أشياء، الأولى المَركزية والبحث وَتُعْنَى تجميع الأصول الرقمية في مكان واحد خاصية مميزة تُقَدِّمهَا بَرمجيات إدارة الأصول الرقمية، بِحيث يُمْكِنك أن تضع جميع الصور الخاصة بالمؤسسة ومقاطع الفيديو والملفات والمستندات والعروض التقديمية وغيرها. كما أن برمجيات الأصول الرقمية توفر أدوات قوية للبحث توصلك بسهولة إلى ما كنت تبحث عنه. والثانية التحكم والإدارة فبرمجيات إدارة الأصول الرقمية تساعدك على تنظيم وتبسيط الطريقة التي تعمل بها، كما تمكنك من إدارة جميع الملفات الخاصة بك والتحكم بها بسهولة، هذا بالإضافة إلى سهولة الوصول والاستخدام. والثالثة التعاون وَالتَّمْكِين عن طرق توحيد اَلْمُصْطَلَحَات الخاصة بك وتفاعلها بسرعة مع أدوات التواصل الاجتماعي للحصول على التعليقات والتنبيهات في الوقت الحقيقي مما يسمح بالاستجابات الفورية. والرابعة التوزيع والنشر فبرمجيات إدارة الأصول الرقمية تُسَهِّل من عملية تَوزيع وتبادل الأصول مع مجموعات وأطراف ثالثة، فليس هُنَاكَ تحميل زائد يتعارض مع بروتوكول نقل الملفات أو رسائل البريد الإلكتروني ذات الحجم الكبير؛ فتسليم الأصول يتم مُبَاشَرَة إلى موقع الويب الخاص بك والشبكات الاجتماعية ونظم إدارة المحتوى.

ونِظام إدارة الأصول الرقمية. يَبدأ من إنشاء دراسة الجَدوى، إلى تأمين اَلْمُوَافَقَة التنفيذية وَالدَّعْم المَالي، إلى بِناء الفريق اَلْمُنَاسِب، والنشر، وخريطة الطريق وغيرها. وهناك الكثير من العمل التأسيسي يستغرق وقتا. يجب أن يأخذها القادة في الاعتبار عند إعدادهم خريطة العمل.

وأخيراً من يَحتاج إلى إدارة الأصول الرقمية؟ سواء كُنْت مُؤَسَّسَة تَعمل في مئات البلدان أو مُؤَسَّسَة محلية ذات مكتب واحد، سَيُسَاعِدُك نِظام إدارة الأصول الرقمية على تأمين مجموعتك الرقمية وتحسين عملياتك الإبداعية وتحقيق أهداف عملك بِشكل أسرع، وَهُنَاكَ العَديد من حلول وخطوات إدارة الأصول الرقمية المتاحة، من أي شيء بسيط مثل تنظيم رأس المال الرقمي الخاص بك في ملفات، وقوة برامج الإدارة على مُسْتَوَى اَلْمُؤَسَّسَة مع التخزين السحابي والأذونات المتنوعة والميزات المعقدة الأخرى. الشيء الوحيد المشترك بينهم جميعًا هو حل قاعدة بيانات متوافقة ومحدث دائمًا.

فمثلاً تحتاج الجامعات والكليات إلى حُضُور مرئي قوي لدفع التوظيف والتمويل وَمُشَارَكَة الطلاب. مع وُجُود كَمِّيَّات كبيرة من الصور ومقاطع الفيديو وَالْمُحْتَوَى عَبر فِرق وقنوات مُتَعَدِّدَة، وكذلك اَلشَّرِكَات العقارية تَعتمِد على وكلائها وإداراتها وشركائها لتحقيق أقصى قدر من الاهتمام وزيادة المبيعات باستخدام صور العقارات والجولات الافتراضية وقوالب المحتوى. ولَكن مع وُجُود أحجام ملفات كبيرة وأنواع ملفات معقدة بشكل متزايد (مثل النماذج ثلاثية الأبعاد)، قد يَكون من الصعب ربط هذه الفرق بشكل فعال بالمحتوى الذي تحتاجه، وهنا تسمح إدارة الأصول الرقمية لمؤسسات العقارات والبناء بتأمين جميع أصولهم في مكتبة واحدة، مع توفير محتوى المبيعات لجميع الموظفين في جميع أنحاء المؤسسة، وبالنسبة للمٌصنعيين يمنح نظام إدارة الأصول الرقمية اَلْمُصَنِّعِينَ وشركائهم مصدرًا واحدًا لجميع مواد علامتهم التجارية. من خلال مكتبة تُتِيح البَحث ومعرفة المنتج وَيُمْكِن للمصنعين تمكين قنوات التوزيع الخاصة بهم وتعزيز علامتهم التجارية.

مما سَبق يَتبين لنا أن إدارة الأصول الرقمية لنجاحها في تَحقيق تحول رقمي عميق لا بد من أن يكون لها مسار عمل يقوم بإدارته قائد مميز يستطيع تطبيق مسار دورة حياة الأصول الرقمية، ويتكون هذا المسار من خمس مكونات هي الإنتاج، والإدارة، والتوزيع، والاسترجاع، والأرشيف ويجب الربط بين هذا المسار بطريقة سليمة حتى لا يحدث خلل في إدارة الأصول الرقمية والاستفادة منها بشكل يحقق الأهداف المرجوة. وللحديث بقية، ،